Pengertian, Jenis dan Fungsi Nota Kontan Untuk Usaha

7 November 2022

Nota kontan adalah salah satu bagian dari transaksi usaha yang tidak bisa diabaikan. Nota kontan adalah dokumen penting untuk usaha dan juga untuk pelanggan. Pembuatan nota kontan memerlukan data lengkap pelanggan dan usaha agar data tersebut bisa menjadi dokumen penting.

Pada dasarnya nota kontan adalah bukti pembayaran yang menandakan bahwa barang yang dibeli oleh pelanggan sudah dibayar dengan lunas. Di artikel berikut ini akan menjelaskan dengan lengkap seputar penjelasan nota kontan dan pentingnya nota kontan untuk usaha.

Pengertian Nota Kontan

Nota kontan adalah bukti transaksi lunasnya pembayaran yang diberikan oleh penjual kepada pembeli. Nota kontan diberikan sebagai bukti pembayaran yang sah dan transaksi dilakukan secara lunas atau kontan. Nota ini diberikan kepada pembeli setelah pembeli melakukan pelunasan pada barang yang telah ia beli.

Pembuatan nota kontan perlu diberi salinan. Minimal ada 2 salinan yang diperlukan untuk nota kontan. Salinan yang pertama diberikan kepada pelanggan, kemudian salinan kedua disimpan oleh usaha. Fungsi salinan dari nota kontan adalah sebagai catatan laporan keuangan dan transaksi pembayaran untuk usaha. Jadi proses pembukuan keuangan akan lebih mudah untuk dilakukan.

Baca Juga: Cara Membuat Strategi Pemasaran Digital yang Efektif

Jenis-Jenis Nota yang Perlu Diketahui

Selain nota kontan, ada jenis nota lain yang perlu diketahui oleh pemilik usaha. Masing-masing nota memiliki fungsi yang berbeda dan penggunaannya juga berbeda. Jadi kamu perlu memperhatikan apa saja jenis-jenis nota yang ada dalam transaksi agar tidak mengalami kesalahan dalam pengelolaan transaksi tersebut. Beberapa jenis-jenis nota tersebut adalah Nota Kredit dan Nota Debit.

Nota Kredit adalah nota atau bukti transaksi yang digunakan untuk menunjukkan bukti pengurangan piutang pembayaran. Pengurangan ini mungkin terjadi karena adanya perubahan harga, diskon, pembayaran cicilan, hingga hal lainnya seperti kerusakan pada barang. Penjual mengeluarkan nota kredit setelah pembeli memberikan nota debit dengan persetujuan dan sepengetahuan dari kedua pihak terlebih dahulu. Prosesnya juga dilakukan sebelum transaksi pembelian dilakukan sehingga tidak ada kesalahpahaman antara kedua belah pihak.

Nota Debit adalah nota yang dikeluarkan oleh pembeli sebagai bukti pengurangan biaya hutang dagang karena barang tersebut dikembalikan. Nota debit kemudian diserahkan kepada penjual yang kemudian akan mengeluarkan nota kredit untuk pemotongan harga tersebut. Jadi ketika pembeli mengeluarkan nota debit untuk penjual, nota debit ini yang akan mengurangi jumlah yang perlu dibayar oleh pembeli.

Kedua jenis nota tersebut harus memiliki salinan. Sama seperti nota kontan, salinan tersebut diberikan kepada pelanggan dan penjual. Tujuannya untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi dalam usaha dan agar tidak ada kesalahan dalam penulisan laporan keuangan dan stok barang.

Fungsi Nota untuk Usaha

Nota kontan cukup sering digunakan dalam transaksi. Selain itu, nota kontan adalah salah satu jenis nota yang paling sering ditemui dalam kegiatan sehari-hari. Jadi contoh penggunaannya bisa digambarkan dengan mudah. Lalu apa saja fungsi penting dari nota kontan untuk usaha? Berikut ini beberapa fungsi penting dari nota kontan adalah sebagai berikut. 

  1. Menghitung Produk Terjual
    Nota kontan memiliki fungsi utama untuk menghitung berapa jumlah produk yang telah terjual di pasaran. Nota kontan akan menjelaskan nama produk, jenis, warna, hingga berapa banyak jumlah produk yang terjual. Ini akan membantu proses pengecekan stok barang nantinya.
     
  2. Total Pembayaran
    Fungsi penting lain dari nota kontan adalah menghitung total pembayaran. Tidak hanya jumlah total pembayaran untuk barang yang dibeli saja, tapi juga jumlah total pajak yang perlu dibayarkan oleh pelanggan. Seluruh detail jumlah harga yang perlu dibayarkan ini akan membantu laporan keuangan nantinya.
     
  3. Bukti Transaksi Asli
    Nota kontan adalah bukti transaksi asli. Nota tersebut merupakan dokumen penting yang bisa menjadi bukti untuk transaksi jual beli. Bukti ini bisa berguna di masa mendatang baik bagi penjual maupun pembeli.
     
  4. Data untuk Laporan Keuangan
    Selain berguna untuk pembeli, nota kontan juga sangat penting untuk usaha. Laporan keuangan perusahaan juga akan melibatkan nota kontan yang telah dikeluarkan. Selain untuk menghitung berapa jumlah pendapatan yang didapat, nota kontan bisa menghitung berapa banyak jumlah produk yang keluar dari gudang. Ini akan berfungsi untuk perhitungan stok barang.

 

Setiap usaha juga bisa menggunakan nota kontan untuk digunakan sebagai data perkiraan berapa produk yang mungkin bisa terjual setiap harinya. Data tersebut bisa dimanfaatkan untuk mengelola strategi pemasaran dan penjualan agar bisa terus ditingkatkan.

Baca Juga: Jenis dan Contoh Pembukuan Olshop Sederhana untuk Pemula

Komponen-Komponen Nota Kontan

Nota kontan adalah dokumen penting. Proses pembuatannya memerlukan komponen-komponen penting yang juga diperlukan oleh pembeli dan penjual. Berikut ini adalah komponen-komponen penting yang perlu ada di dalam nota kontan. 

  1. Nama Perusahaan
    Bisa juga ditulis nama penjual jika yang menjual adalah individu dan bukan usaha. Nama perusahaan dituliskan dengan lengkap dengan nomor telepon dan juga alamat perusahaan. Jadi pembeli bisa mengetahui dari mana nota kontan tersebut berasal. Kamu juga bisa memasukkan logo usaha di dalam nota kontan sebagai salah satu komponen tambahan untuk nama perusahaan.
     
  2. Nomor Nota
    Nomor nota dikeluarkan oleh penjual. Nomor nota berisi data nomor dokumen yang dikeluarkan sebagai tanda berapa banyak nota kontan yang sudah dikeluarkan. Format penulisan nomor nota juga mengikuti aturan masing-masing usaha. Beberapa usaha ada yang memasukkan tanggal sebagai kode dalam nomor nota untuk mengingat tanggal pembelian.
     
  3. Tanggal Transaksi
    Tanggal transaksi dilakukan agar proses pembukuan menjadi lebih mudah.
     
  4. Jenis Barang
    Komponen utama lainnya dari nota kontan adalah jenis barang. Apa jenis barang yang dijual dan perlu juga disebutkan detail jenis barang tersebut. Kamu bisa menyebutkan nama barang, ukuran, warna, tipe, bahkan seri jika diperlukan. Untuk jenis produk tertentu, penulisannya bahkan bisa lebih detail lagi hingga tanggal produksi. Ini untuk memperjelas jenis barang yang terjual dan pelanggan bisa mengetahui apa jenis barang yang telah mereka beli.
     
  5. Jumlah Barang
    Jumlah barang yang dibeli juga harus dicantumkan karena akan berpengaruh pada harga yang dibayarkan oleh pelanggan.
     
  6. Harga Satuan Barang
    Harga satuan barang sebelum dimasukkan jumlah barang merupakan komponen penting dalam nota penjualan yang tidak bisa dilupakan. Harga satuan barang ini bisa menjadi bukti transparansi usaha kepada pembeli. Jadi mereka bisa mengetahui dengan betul berapa harga satuan barang tersebut. Harga satuan barang sebelum mendapatkan potongan harga juga perlu dituliskan dengan lengkap atau harga satuan barang sebelum mendapatkan promosi.
     
  7. Jumlah Harga
    Jumlah harga yang perlu dibayarkan oleh pelanggan merupakan komponen penting juga. Ini adalah total harga yang harus dibayarkan setelah seluruh harga barang dijumlahkan. Termasuk juga di dalamnya harga pajak yang harus dibayar oleh pelanggan. Jika ada potongan, harga yang harus dibayarkan adalah total setelah dipotong setelah potongan harga.


Setelah mengetahui lebih lengkap seputar nota kontan, kamu bisa menggunakan nota kontan lebih tepat untuk usahamu. Karena nota kontan adalah bukti transaksi penting, kamu perlu memastikan nota kontan tercatat dengan baik. Selanjutnya untuk mengatur transaksi, kamu bisa pakai KoalaApp agar setiap transaksi usahamu tercatat dengan baik dan rapi. Langsung cek KoalaApp sekarang.