Pentingnya Invoice Pembayaran untuk Transaksi UMKM

9 November 2022

Apa pentingnya invoice pembayaran untuk UMKM? Invoice untuk pembayaran adalah bagian penting setiap transaksi. Baik usaha kecil maupun perusahaan yang besar sekalipun, pentingnya invoice pembayaran tidak bisa diabaikan. Invoice untuk pembayaran merupakan bagian penting dari transaksi usaha. Invoice untuk pembayaran juga merupakan salah satu catatan transaksi yang akan diperlukan saat pembukuan di akhir bulan.

Memahami pentingnya invoice pembayaran seharusnya tidak hanya untuk UMKM saja. Usaha apapun meskipun masih kecil dan merintis juga perlu adanya invoice yang jelas. Tanpa adanya invoice yang dicatat untuk setiap transaksi, maka laporan pembukuan keuangan juga akan berantakan. Ini akan mengakibatkan masalah saat membuat laporan keuangan dan perhitungan laba dan rugi suatu usaha.

Pengertian dari Invoice Pembayaran

Invoice untuk pembayaran adalah sebuah dokumen penting yang terjadwal dan dikirimkan kepada pelanggan sebagai pengingat pembayaran untuk produk atau jasa yang telah mereka beli. Di dalam invoice tersebut tertulis jelas detail barang atau layanan yang telah dibeli, serta berapa banyak jumlah yang dibeli dan juga berapa total harga. Informasi lainnya juga termasuk nama perusahaan, alamat dan nomor yang bisa dihubungi, serta alamat pembayaran yang dituju.

Invoice tersebut dikeluarkan oleh pihak usaha untuk pelanggan sebagai pengingat bahwa waktu pembayaran perlu dilakukan. Tujuannya adalah agar proses pembayaran dilaksanakan dengan tepat waktu dan tidak terlambat. Jadi pemasukan usaha bisa tetap lancar dan tidak tersendat. Proses penagihan ini juga bisa dilakukan dengan banyak cara. Bisa dikirim langsung dengan surat ke pelanggan atau bisa juga dikirim lewat email yang juga bisa disebut e-invoice. Detail e-invoice juga sama dengan detail dokumen resmi biasa. 

Baca Juga: Rekomendasi Situs Gratis untuk Membuat Logo Online Shop Fashion

Apa Saja yang Diperlukan Dalam Invoice?

Invoice adalah dokumen yang penting. Di dalamnya perlu ada beberapa data penting yang tidak boleh dilewatkan. Selain untuk memudahkan proses pembayaran, data-data tersebut akan sangat berguna untuk memperjelas informasi pembayaran yang diperlukan. Berikut ini adalah beberapa data penting yang perlu ada di dalam invoice tersebut. 

  1. Nama perusahaan. Data nama perusahaanmu perlu dimasukkan sehingga pelanggan bisa mengetahui dari mana asal tagihan tersebut.
  2. Alamat usaha. Alamat usaha lengkap dengan nama gedung dan juga kode pos. Jangan lupa untuk mencantumkan nomor telepon usaha yang bisa dihubungi.
  3. Nama kontak yang bertanggung jawab serta kontak yang bisa dihubungi. Bisa email atau nomor telepon saja.
  4. Detail produk yang dibeli oleh pelanggan. Mulai dari nama barang, tipe, warna, hingga detail jumlah barangnya. Kamu juga perlu menuliskan totalnya secara ringkas karena biasanya yang diperiksa adalah catatan jumlah keseluruhan.
  5. Nama pemesan. Ini tidak wajib tapi jika diperlukan kamu bisa memasukkan data ini sebagai data tambahan.
  6. Nomor invoice. Nomor ini dikeluarkan oleh perusahaanmu dan sebagai penanda dokumen yang telah kamu keluarkan.
  7. Tanggal invoice dibuat. Jangan lupa untuk memasukkan batas tanggal akhir pembayaran yang sangat penting.
  8. Metode pembayaran. Masukkan detail pembayaran untuk memudahkan pelanggan. Kamu bisa memasukkan nomor virtual account, paypal, atau metode lainnya yang bisa digunakan dengan mudah.
  9. Keterangan termin pembayaran. Tidak semua pelanggan melakukan pembayaran secara cash, sebagian ada yang membayar dengan cara mencicil. Untuk itu, kamu perlu memberikan data termin pembayaran. Misalnya term pembayaran ke 7 dari total 10 pembayaran.
  10. Total yang perlu dibayarkan. Jika pelanggan membayar lewat cicilan, kamu perlu menuliskan berapa yang harus dibayar dan berapa sisa pembayaran yang harus dilunasi.
  11. Pajak yang perlu dibayarkan. Ini juga perlu dimasukkan karena merupakan total pembayaran.

 

Pentingnya invoice pembayaran tidak bisa diabaikan jika kamu ingin pembayaran tepat waktu dari pelanggan. Dengan adanya invoice tersebut juga proses transaksi tidak akan tersendat sehingga kamu bisa tetap mendapatkan pemasukan untuk usahamu.

Pentingnya Invoice Pembayaran untuk UMKM

Pengelolaan keuangan adalah hal yang penting untuk UMKM. maka dari itu, pentingnya invoice pembayaran tidak bisa diabaikan. Setiap instrumen yang berhubungan dengan transaksi perlu digunakan untuk memperlancar usaha. Berikut ini adalah beberapa alasan pentingnya invoice pembayaran untuk usahamu:

  1. Untuk Kebutuhan Resmi
    Invoice adalah dokumen resmi. Dokumen tersebut legal untuk diterbitkan sehingga jika terjadi pelanggaran, dokumen bisa dijadikan bukti kuat. Tanpa adanya invoice yang resmi, penipuan bisa terjadi secara bebas. Maka dari itu pentingnya invoice pembayaran sebagai bukti resmi akan sangat diperlukan.
     
  2. Menjaga Profesionalitas
    Pelanggan juga membutuhkan invoice tersebut sebagai pengingat. Pastinya ada banyak transaksi yang dilakukan oleh pelanggan. Invoice yang diberikan akan menjadi pengingat untuk melakukan pembayaran. Ini juga akan memudahkan pelanggan melunasi pembayaran.
     
  3. Menunjukkan Usahamu
    Secara tidak langsung, pentingnya invoice pembayaran ini akan menunjukkan usahamu kepada pelanggan. Di dalam invoice tersebut terdapat detail nama usahamu. Pelanggan jadi lebih tahu siapa usaha yang menjadi partner mereka. Pemilihan font, kalimat, dan warna pada invoice juga menjadi salah satu bentuk branding untuk usahamu.
     
  4. Mengorganisir Transaksi Usaha
    Invoice juga bisa digunakan untuk mengorganisir transaksi usaha. Ini akan sangat diperlukan untuk laporan keuangan usahamu. Dokumen resmi seperti invoice tersebut akan dikumpulkan untuk laporan keuangan yang kemudian akan dihitung keseluruhan. Pentingnya invoice pembayaran bisa menjadi data tambahan untuk laporan keuangan tersebut.
     
  5. Membantu Kelancaran Transaksi
    Invoice akan membantu kelancaran transaksi usaha. Pada dasarnya, invoice adalah tagihan yang diberikan kepada pelanggan. Jadi dokumen ini bisa digunakan untuk pengingat pembayaran agar pelanggan bisa membayar tepat waktu. Kamu bisa mendapatkan pembayaran secara tepat waktu tanpa tersendat.
     
  6. Memudahkan Usaha Kecil
    Keuangan adalah hal yang paling krusial untuk usaha kecil. Banyak usaha kecil yang mengalami kegagalan karena masalah transaksi yang terhambat. Ini bisa mengakibatkan usaha kecil mengalami kerugian bahkan bangkrut saat usaha belum berjalan terlalu lama. Dengan adanya invoice tersebut, masalah tersebut dapat dihindari. Mengingatkan pelanggan melakukan pembayaran dan meminta mereka membayar tepat waktu akan mempermudah proses keuangan usaha. Kamu tetap bisa mendapatkan pemasukan usaha dan terhindar dari kerugian yang mungkin muncul karena masalah transaksi.

 

Pentingnya invoice pembayaran untuk usaha kecil sekarang lebih bisa dipahami setelah kamu mempelajari pengertian dan manfaatnya dalam suatu bisnis. Invoice tersebut juga menjadi salah satu cara agar usaha kecil dapat tetap berjalan dan bisa mendapatkan keuntungan. Agar invoice yang dikirim bisa tetap lancar, kamu perlu mengirimkan invoice tersebut paling lambat 7 hari sebelum jatuh tempo pembayaran.


Kamu bisa melakukan penagihan invoice secara pribadi yaitu lewat email atau telepon atau kamu juga bisa menyewa jasa akuntan untuk melakukan penagihan.  Biasanya cara ini dilakukan oleh usaha yang sudah cukup besar. Sedangkan untuk usaha kecil, kamu bisa menggunakan berbagai aplikasi gratis untuk membuat invoice kepada pelanggan. Kemudian untuk pengelolaan transaksi, kamu bisa menggunakan KoalaApp yang memiliki fitur atur transaksi lengkap dan bisa digunakan oleh usaha kecil. Yuk, langsung cek KoalaApp sekarang!