Definisi dan Jenis Layanan Pelanggan Wajib Diketahui
Layanan pelanggan dikenal juga dengan istilah customer service. Jenis layanan pelanggan tidak pernah sama dan terus mengalami perkembangan. Customer service dulu dan sekarang sangat jauh berbeda. Untuk itu, mari cari tahu definisi dan jenis layanan pelanggan yang sedang berkembang dibawah ini.
Mengenal Layanan Pelanggan
Pengertian atau definisi dari layanan pelanggan adalah kegiatan yang dilakukan dengan tujuan membantu customer. Sebuah layanan yang memang disediakan melalui bantuan, informasi, serta membangun lingkungan yang dapat dipercaya.
Customer membutuhkan dukungan sebelum bahkan setelah melakukan pembelian. Dukungan ini dapat diberikan atau disalurkan menggunakan beberapa media seperti telepon, email, chat online, media sosial, dan pesan singkat.
Beberapa perusahaan berorientasi pada layanan pelanggan untuk menghargai customer. Disamping itu tujuannya melakukan investasi dalam memastikan perusahaan terkait bisa mendapatkan informasi yang dicari. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempunyai program pelatihan pelayanan terhadap pelanggan yang baik.
Baca Juga : Tips Cara Membuat Contoh Promosi yang Menarik Pelanggan
Jenis-Jenis Layanan Pelanggan
Melihat kembali dari definisi Customer Service, tujuannya adalah menyelesaikan permasalahan serta keluhan yang dihadapi klien atau pelanggan dengan cara yang baik dan profesional. Pelayanan terhadap pelanggan yang baik akan menentukan keberhasilan bisnis tersebut. Nama perusahaan juga mendapatkan kepercayaan masyarakat secara maksimal.
Jadi, sangat penting untuk memberikan pelayanan yang optimal dan mengutamakan kepuasan pelanggan. Sebab dari sebuah pelayanan inilah kesuksesan sebuah bisnis bisa diraih. Agar bisa memberikan pelayanan yang baik, kenali jenisnya di sini.
1. Menggunakan Telepon
Layanan ini biasanya dilakukan untuk menghadapi dan menyelesaikan masalah terkait produk atau jasa yang ditawarkan kepada konsumen. Biasanya klien yang sudah membeli suatu produk atau menggunakan jasa lalu ada sesuatu yang mengganggu, rasa panik dan khawatir biasanya muncul.
Sudah menjadi tugas Customer Service memberikan solusi kepada klien tersebut. Cara paling cepat adalah menggunakan telepon. Klien juga bisa merasa lebih puas serta bisa menjelaskan kebingungannya dengan jelas. Pelayanan via telepon ini bisa dilakukan dengan cepat dan tanggap serta memiliki ketepatan pencarian solusi.
2. Via Website
Pelayanan dengan live chat biasanya ada pada website. Layanan ini bisa membantu pelanggan untuk melakukan komunikasi langsung dengan staf CS (customer service) pada suatu bisnis.
Sebagian besar dari klien yang mengakses website yang memiliki jendela obrolan akan merasa sangat terbantu. Dengan layanan live chat satu kali klik pada situs perusahaan tersebut, pelanggan bisa menyampaikan keingintahuan pada produk atau masalah yang sedang dialami.
Biasanya opsi ini dipilih oleh para pelanggan agar bisa lebih nyaman melakukan komunikasi. Sebab ada pelanggan yang nyaman dengan interaksi telepon namun tidak sedikit yang lebih nyaman dengan chat.
Tugas pemilik bisnis adalah memaksimalkan pelayanan ini dengan mempekerjakan staf yang sudah terlatih. Staf yang terlatih dapat memaksimalkan pelayanan sehingga kepuasan pelanggan dapat terjaga dengan baik.
3. Respon Suara Interaktif
Jenis selanjutnya ada respon suara interaktif. Ini adalah jenis pelayanan yang berkaitan dengan kecerdasan buatan yang disebut dengan artificial intelligence atau AI. Layanan respon suara ini memudahkan konsumen untuk menjelaskan permasalahan apa saja yang dihadapi terkait produk atau jasa suatu bisnis.
Layanan ini bisa melakukan identifikasi permasalahan yang terjadi pada konsumen kemudian memberikan step by step solusi atau penyelesaian. Misalnya saja respon suara interaktif pada kelihat tidak bisa membayar tagihan secara online.
Nanti layanan akan memberikan jawaban seperti “Jika Anda ingin membayar tagihan, tekan satu”, lalu akan terdengar instruksi selanjutnya setelah angka tersebut ditekan. Pelayanan jenis ini membutuhkan kerja sama dengan Customer Service in-house.
Baca Juga : Ini Contoh Deskripsi Produk yang Dapat Menarik Pelanggan
4. Email
Jenis yang keempat ada email. Istilah email sendiri sudah tidak asing terdengar. Tak hanya untuk berkirim pesan dengan kerabat atau orang lain, email juga bisa dijadikan sebagai media melayani pelanggan.
Metode ini justru sudah lama ada dibandingkan dengan komunikasi sosial yang sekarang ini bermunculan. Namun sampai sekarang ini email tetap populer dan disukai semua kalangan. Konsumen dapat menyampaikan keluhannya dengan mudah kepada staf CS dan tinggal menunggu respon dari perusahaan terkait.
Bagi perusahaan sendiri cara ini lebih cepat karena staf akan lebih mudah memilih, membuat prioritas, serta mendelegasikan masalah hingga melakukan penanganan lebih cepat dan baik.
5. Layanan Pelanggan Berjalan
Layanan pelanggan berjalan menjadi salah satu jenis kegiatan Customer Service yang sangat awal. Ini dapat dikatakan sebagai pelayanan untuk konsumen secara manual. Kegiatan ini biasanya membuat orang jadi antri untuk bisa mendapatkan pelayanan dari personel yang ada di sana.
Meski masih digunakan di beberapa perusahaan, dalam prakteknya cara ini cukup menyita waktu. Tak hanya itu, pelayanan seperti ini tentu terkesan lamban jika dibandingkan dengan jenis lainnya.
Itulah definisi dan jenis layanan pelanggan yang wajib diketahui. Jika sekarang ini memang Anda sedang menjalankan sebuah bisnis terutama di bidang online, lebih baik jaga kepuasan pelanggan dengan cara terbaru. Sekarang ini sudah ada aplikasi yang sangat memudahkan pengelolaan bisnis bernama Koala+.
Aplikasi ini memiliki banyak fitur canggih yang dapat dijadikan sebagai tools untuk melayani pelanggan secara cepat dan tepat. Fitur-fitur ini bisa meningkatkan penjualan, respon cepat dengan chatbot dan hemat biaya. Jadi tunggu apalagi, yuk gunakan aplikasi Koala+ sekarang juga untuk memudahkan proses transaksi online.
