Cara Membuat Pesan Otomatis Whatsapp dan Keuntungannya

3 Februari 2023

Pesan otomatis WhatsApp memudahkan pelaku bisnis untuk berkomunikasi dengan pelanggan. Kenapa? Karena fitur ini bisa memberikan balasan secara otomatis kepada kontak pelanggan yang mengirim pesan meskipun sedang offline. Balasan bisa berupa greeting message, gambar produk, harga produk, dan pesan lainnya sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Pada saat tim support sedang tidak beroperasi, maka fitur auto WhatsApp sender ini akan mengirimkan pesan berupa pemberitahuan bahwa saat ini tim sedang tidak tersedia melalui fitur away Message. Ini artinya, kamu akan selalu terhubung kapan saja dengan pelanggan, meskipun di luar jam operasional bisnis.

Kamu bisa mencoba fitur ini di WhatsApp Bisnis menggunakan perangkat smartphone Android maupun iPhone. Dengan fitur ini, kamu tidak perlu khawatir kehilangan pelanggan pada saat sedang berjauhan dengan smartphone. Berikut ini cara membuat pesan otomatis WhatsApp dan keuntungannya.

Cara Membuat Pesan Otomatis WhatsApp

1. Download Aplikasi WhatsApp Business

Langkah pertama yang harus kamu lakukan adalah mendownload aplikasi WhatsApp Business di Google Playstore atau Appstore. Aplikasi ini memiliki logo mirip seperti WhatsApp biasa yaitu berwarna hijau dengan bentuk balon percakapan. Hal yang membedakan dengan aplikasi WhatsApp biasa adalah terdapat logo huruf B di balon percakapan.

2. Buat Akun dan Lengkapi Profil

Jika sudah mendownload dan menginstal aplikasi WhatsApp Business, langkah berikutnya adalah membuat akun bisnis sekaligus melengkapi profilnya. Profil WhatsApp Business ini terdiri atas logo bisnis, nama bisnis, jam operasional, tipe bisnis, alamat toko offline, beserta link bisnis Pastikan untuk mengisi profil secara lengkap untuk memberikan kemudahan bagi pelanggan yang ingin mengetahui bisnismu.

3. Mulai Membuat Pesan Otomatis

Cara membuat pesan otomatis WhatsApp bisa dilakukan di smartphone Android dan iPhone. Langkah membuatnya cukup mudah dan hanya membutuhkan beberapa kali klik saja. Ikuti langkah-langkah cara membuat pesan otomatis berikut ini.

Buka aplikasi WhatsApp Business.
Pilih ikon titik tiga di bagian pokok kanan atas.
Klik menu “Setelan” atau “Pengaturan”.
Pilih opsi “Fitur bisnis”.
Di “Fitur perpesanan”, kamu bisa klik “pesan di luar jam kerja”.
Aktifkan “Fitur di luar jam kerja” dengan menggeser bilah ke sisi kanan sampai warnanya jadi hijau.
Silahkan edit isi pesan yang ingin kamu sampaikan kepada pelanggan dengan cara menekan ikon berbentuk pensil.
Atur jadwal untuk pengiriman pesan tersebut dimana terdapat opsi “Selalu kirim”, “Jadwal khusus”, atau “Di luar jam kerja”.
Atur kepada siapa yang dapat menerima pesan otomatis tersebut. Apakah kamu memilih untuk “Semua orang”, “Orang di daftar kontak”, atau hanya kirim ke “Beberapa orang saja”.
Langkah terakhir adalah dengan mengklik menu “Simpan” yang terletak di bagian pojok kanan atas agar semua update pengaturan tersebut bisa tersimpan.

Keuntungan Menggunakan Pesan Otomatis WhatsApp

1. Pelayanan Pelanggan Lebih Optimal

Dengan pesan otomatis, pelanggan tidak perlu menunggu balasan pesan terlalu lama. Kamu bisa melayani pelanggan lebih optimal dan pelanggan akan puas. Pada akhirnya, pelanggan tersebut akan menghubungimu kembali di lain waktu. Semua pelanggan pastinya ingin mendapatkan pelayanan yang optimal saat berbelanja. Jika menunggu terlalu lama, bisa saja pelanggan beralih ke toko online lainnya.

2. Lebih Hemat Waktu dan Penjualan Meningkat

Jika menggunakan pesan otomatis, kamu tidak perlu mengetik dan mengirimkan pesan kepada pelanggan secara terus-menerus. Tentunya ini akan menghemat waktu dan kamu bisa mengerjakan urusan lain. Ada banyak hal yang harus kamu kerjakan agar bisnis bisa berkembang dan penjualan meningkat. Tidak hanya urusan chat pelanggan saja, tapi juga soal manajemen, produksi dan lain sebagainya.

3. Bisnis Semakin Profesional

Saat kamu menggunakan fitur pesan otomatis WhatsApp, pelanggan bisa mengetahui jika bisnis kamu sangat profesional karena fast respon atau setiap pertanyaan dibalas dengan cepat. Pelanggan akan memberikan kepercayaan lebih besar untuk berbelanja di toko onlinemu. Jika kamu sudah memiliki pelanggan tetap yang loyal, pastikan fitur pesan otomatis WhatsApp selalu ditingkatkan agar lebih optimal.

4. Lebih Terpercaya

Pesan otomatis WhatsApp hanya bisa dibuat jika kamu menggunakan aplikasi WhatsApp Business. Di aplikasi ini, kamu wajib mengisi profil bisnis berisi email, nomor telepon, alamat, website dan detail bisnis lainnya. Semua data ini bisa dilihat pelanggan saat membuka profil WAmu.

5. Keamanan yang Terjamin

Dengan adanya enkripsi end to end dan two factor authentication (2FA) di WhatsApp Business API, semua percakapan kamu dan pelanggan tersimpan dengan aman di masing-masing pihak. Dengan begitu, kamu jadi lebih nyaman saat berkomunikasi dengan pelanggan tanpa takut ada pencurian data.

6. Terintegrasi dengan Aplikasi Lain

Pesan otomatis WhatsApp bisa terintegrasi dengan aplikasi lain seperti WhatsApp CRM. Integrasi ini akan mempermudah penilaian kinerja sumber daya manusia secara real dan benar. Itulah kenapa WhatsApp Business ada penambahan API atau application programming interface.

Kamu sudah mengetahui cara membuat pesan otomatis WhatsApp dan keuntungannya. Dengan fitur ini, kamu bisa meningkatkan penjualan secara signifikan. Buat pesan otomatis atau chatbot dari sekarang untuk mengotomatiskan dukungan pelanggan dan pesan teks untuk pertanyaan umum.

Jika tidak bisa membuatnya, gunakan aplikasi fitur chatbot dari Koala+ yang terintegrasi dengan WhatsApp Business API dengan keunggulan chat otomatis yang memudahkan proses transaksi online. Chatbot Koala+ ini memungkinkan pengguna bisa membalas pesan pelanggan lebih cepat tanpa batas waktu menggunakan fitur chat otomatis WhatsApp Business API.

Tertarik mencoba? Yuk daftar Koala+ sekarang juga!

Coba KOALA+ Gratis Disini