Contoh Kalimat Customer Service yang Wajib Dikuasai

3 Maret 2023

Ada beberapa contoh kalimat customer service yang wajib kamu ketahui. Kata-kata yang dipilih untuk interaksi dapat meninggalkan efek yang besar pada lawan bicara. Bagi kamu yang bekerja di bidang hubungan masyarakat atau di bidang yang berhubungan langsung dengan konsumen harus mempunyai kemampuan untuk berkomunikasi dengan mumpuni. Customer service merupakan contoh dari profesi tersebut. Pelayanan dari customer service dapat menentukan kualitas dari keseluruhan pelayanan di sebuah perusahaan dan berperan penting untuk follow up customer.

Customer service wajib memperlakukan konsumen dengan bahasa yang baik dan sopan. Bahasa merupakan salah satu hal yang menjadi penentu baik atau buruknya pelayanan seorang customer service. Maka dari itu, pemilihan kata harus diperhatikan dengan baik oleh customer service agar layanan pelanggan bisa lebih maksimal. Ada beberapa kata-kata yang sopan yang dapat digunakan oleh customer service sebagai berikut.

Contoh Kalimat Customer Service

1. Welcoming Customer

Di awal percakapan dengan konsumen customer service harus memberikan kesan yang baik untuk diterima oleh konsumen. Oleh karena itu, cara memberikan salam serta menyambut konsumen harus ramah, positif, dan juga hangat. Berikut ini merupakan beberapa kata yang dapat digunakan untuk pembuka interaksi dengan konsumen.

Selamat pagi/siang/malam. Terima Kasih sudah menghubungi (Nama perusahaan atau toko). Kamu sedang terhubung dengan (nama customer service). Ada yang dapat saya bantu? Contohnya: Selamat pagi, Terimakasih atas panggilan kamu, Kamu sedang berbicara dengan Adi. Ada yang bisa saya bantu?
Halo, terima kasih telah menghubungi (nama perusahaan atau toko). Nama Saya (nama customer service). Ada yang bisa saya bantu?
Terimakasih telah menghubungi (nama perusahaan atau toko). Nama saya (nama customer service). Ada yang dapat saya bantu?
Selamat siang, terimakasih telah menghubungi (nama perusahaan atau toko). Saya (nama customer service). Saya akan menyediakan layanan yang terbaik untuk Anda. Ada yang dapat saya bantu?
Selamat pagi/siang/malam. Kamu terhubung dengan (nama perusahaan atau toko). Nama saya (nama customer service). Ada yang dapat saya bantu?
Selamat datang di pelayanan pelanggan (nama perusahaan atau toko). Saya (nama customer service). Ada yang dapat saya bantu?

2. Acknowledging Customers

Setelah konsumen menyampaikan masalah yang sedang dihadapinya, customer service dapat meresponnya dengan menggunakan kata – kata di bawah ini.

Saya meminta maaf atas masalah yang sedang Anda hadapi. Kami akan mengatasinya secepat mungkin.
Saya meminta maaf atas masalah yang sedang Anda hadapi. Mari kita lihat apakah ada yang bisa kami bantu untuk mengatasinya.
Saya menyadari bahwa di situasi yang sulit ini, tetapi jangan khawatir kami akan mencarikan solusinya untuk Anda.

3. Asking More Information

Kata di bawah ini digunakan saat customer service memerlukan informasi tambahan untuk mengetahui masalah yang sedang dihadapi oleh konsumen.

Untuk (tindakan dari customer service), akan sangat membantu jika Anda (tindakan yang dibutuhkan dari konsumen). Contohnya: untuk memeriksa apakah terdapat masalah jaringan di daerah Anda, akan sangat membantu jika Anda memberitahu saya nomor pelanggan Anda.
Bisakah Anda (tindakan yang dibutuhkan dari konsumen) sehingga saya dapat (tindakan dari customer service).
Dari apa yang saya pahami (masalah konsumen), akan sangat membantu jika Anda bisa (tindakan yang dibutuhkan dari konsumen).
Agar saya dapat (tindakan dari customer service), akan sangat membantu jika Anda (menceritakan lebih detail tentang masalah yang dialami).

4. Comforting Customers

Suasana hati konsumen biasanya akan berubah negatif setelah menceritakan masalahnya. Di tahap ini, penting untuk customer service menenangkan serta meyakinkan konsumen. Untuk itu gunakan kata-kata berikut untuk melakukannya.

Kami yakin dapat membantu Anda untuk menyelesaikan masalah.
Tentu saja, saya akan menyakinkan jika masalah ini dapat diatasi segera.
Terima kasih telah memberitahu kami masalah ini. Sekarang mari kita cari solusi dari masalah ini.

5. Giving Instructions

Kebanyakan panggilan customer service diselesaikan dengan memberikan instruksi untuk menyelesaikan masalah. Gunakan kata-kata di bawah ini untuk memberikan instruksi pada konsumen.

Inilag yang dapat Anda lakukan….
Kamu merekomendasikan Anda untuk….
Yang harus Anda lakukan adalah….
Cara untuk mengatasinya yaitu….

6. Taking Responsibility for the Problem

Terkadang masalah terjadi karena ada kesalahan perusahaan bukan karena konsumen. Jika hal ini terjadi, Customer service harus profesional serta mengakui jika yang bertanggung jawab adalah perusahaan. Nah, berikut ini kata-kata yang dapat digunakan.

Saya khawatir kelalaian di sebabkan oleh pihak kami.
Sepertinya kami telah melakukan kesalahan.
Sepertinya telah terjadi kekeliruan.
Sepertinya kesalahan di sebabkan oleh pihak kamu.

7. Making Suggestion On Solutions

Customer service harus menawarkan solusi pada konsumen. Berikut ini merupakan beberapa kata – kata yang dapat digunakan.

Apakah Anda ingin pengembalian dana?
Apakah Anda ingin pengganti?
Mungkin kami dapat mendatangkan teknisi kami ke rumah Anda untuk memeriksanya?
Apakah Anda sudah memilih mengambilnya sekarang atau menunggu untuk pengiriman baru kami?
Anda mengembalikan yang rusak pada kami, dan kami akan mengirimkan yang baru kepada anda.

8. Handling Angry Customers

Tidak jarang customer service berurusan dengan konsumen yang marah dan kesal. Saat hal ini terjadi, gunakanlah kata – kata di bawah ini untuk menenangkannya.

Saya turut menyesal Anda merasa seperti ini, pak/bu.
Saya mengerti bahwa ini membuat Anda frustasi. Biarkan saya mencari tahu apa yang dapat saya lakukan.
Saya sadar bahwa ini membuat Anda tidak nyaman. Mohon biarkan saya untuk mencari solusinya.

9. Closing the Service Call

Sama seperti pembuka, penutup pembicaraan juga tidak kalah pentingnya. Dibawah ini merupakan beberapa kata-kata untuk menutup pembicaraan telepon dengan konsumen.

Terima Kasih sudah menghubungi kami. Apabila Anda mempunyai pertanyaan tambahan, silahkan hubungi kami.
Saya senang bisa membantu Anda hari ini. tidak perlu ragu untuk menghubungi kami, jika sedang membutuhkan bantuan.

Itulah beberapa contoh kalimat customer service yang wajib dikuasai. Membuat konsumen nyaman adalah tugas utama seorang customer service. Jadi, sebaiknya berbicara dengan konsumen dengan kalimat yang baik dan sopan.

Kamu bisa menggunakan fitur Live Customer Service dari Koala+. Dengan fitur ini, kamu bisa mendelegasikan tugas customer service kepada karyawan perusahaan untuk melayani pelanggan dengan cepat di berbagai channel.

Selain Live Customer Service, banyak fitur Koala+ yang bisa dicoba untuk mengembangkan bisnis. Koala+ dilengkapi dengan fitur-fitur yang canggih seperti Chatbot, Broadcast Message, dan Manajemen Produk Transaksi.

Coba KOALA+ Gratis Disini