Contoh Pelayanan Costumer Service yang Salah dan Perlu Diperbaiki

Contoh pelayanan costumer service yang salah perlu diketahui dan segera diperbaiki agar tetap bisa memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan. Keberadaan customer service dalam perusahaan sangatlah penting karena bisa dianggap sebagai image dari perusahaan tersebut. Tugas dari customer service erat kaitannya dengan konsumen.

Setiap harinya CS akan dihadapkan dengan berbagai konsumen dengan karakter dan latar belakang yang berbeda. Siapapun konsumennya harus dilayani dengan baik. Bagian customer service harus siap mendengar keluhan dari pelanggan dan memberikan solusinya. Dibawah ini akan disebutkan beberapa contoh pelayanan CS yang salah dan perlu diperbaiki.

Apa Itu Customer Service?

Customer service adalah profesi yang berperan untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan pada saat sebelum, selama ataupun setelah melakukan pembelian produk atau layanan. Contohnya yaitu memberikan informasi terkait produk atau layanan pelanggan, menanggapi keluhan pelanggan dan sebagainya.

Job desk dari customer service bersentuhan langsung dengan konsumen sehingga keberadaannya sangat penting dalam suatu perusahaan. Perusahaan yang memiliki customer service dengan layanan yang baik maka tingkat kepuasan pelanggan tinggi sehingga berpengaruh pada retensi pelanggan dan juga pendapatan perusahaan.

7 Contoh Pelayanan Costumer service yang Salah dan Perlu Diperbaiki

Meski kerjanya bersentuhan langsung dengan konsumen, ada beberapa pelayanan dari Customer service yang salah sehingga perlu diperbaiki. Perbaikan yang dilakukan supaya pelayanan yang diberikan semakin baik sehingga kepuasan pelanggan meningkat. berikut beberapa contoh pelayanan CS yang salah dan perlu diperbaiki:

1. Tidak Mendengarkan Konsumen

Bekerja sebagai customer service mengharuskan kamu untuk selalu mendengar semua keluhan dan kritik dari konsumen. Apapun keluhan dan kritik yang diutarakan kamu harus selalu mendengarkannya. Jika tidak mendengarkannya bisa saja perusahaan akan kehilangan konsumen tersebut.

Apabila tindakan tersebut dilakukan ke beberapa konsumen maka perusahaan akan kehilangan banyak konsumen. Padahal kehilangan satu konsumen saja sudah bisa membuat perusahaan mengalami kerugian.

Baca Juga : Fungsi Customer Relationship Serta Tips Membangunnya

2. Tidak Memberikan Solusi Terbaik

Tidak memberikan solusi terbaik merupakan salah satu contoh pelayanan costumer service yang salah. Padahal salah satu tugas dari CS adalah memberikan solusi terbaik atas masalah yang dihadapi konsumen. Setiap keluhan yang disampaikan oleh konsumen tidak hanya didengar tetapi juga harus dicarikan solusi terbaik.

Solusi yang diberikan tidak hanya satu karena kamu perlu mencarikan solusi alternatif jika solusi pertama tidak bisa dilakukan. Memberikan solusi terbaik dan alternatif akan membuat konsumen merasa puas dan senang dengan pelayanan dari CS.

3. Kurang Cekatan

Customer service harus selalu cekatan dalam menjawab setiap keluhan atau pesanan konsumen. Hindari untuk membuat konsumen menunggu terlalu lama karena costumer service yang lamban membuat konsumen tidak puas sehingga menimbulkan masalah baru dalam perusahaan.

CS yang tidak cekatan bisa berdampak bagi reputasi perusahaan hanya karena konsumen tidak puas dan merasa kecewa dengan pelayanan CS. Supaya ini tidak terjadi, perusahaan harus memilih karyawan yang cekatan dalam menjawab semua keluhan maupun pertanyaan konsumen. Baik itu saat berhadapan langsung di media sosial atau lewat telepon.

4. Tidak Melayani Konsumen dengan Optimal

Menjadi costumer service yang berhadapan langsung dengan konsumen membuat kamu akan bertemu dengan berbagai macam karakter. Mulai dari konsumen yang baik, ramah hingga konsumen yang menjengkelkan sekalipun. Apapun karakter konsumen harus tetap dilayani dengan baik dan ramah.

Customer service harus memberikan pelayanan kepada konsumen hingga keluhan yang disampaikan mendapatkan solusi dan tuntas. Jika keluhan tidak tuntas maka konsumen akan merasa kecewa dan menganggap CS telah gagal dalam menjalankan tugasnya. Kamu harus menyikapi dan segera menanggapi keluhan dari konsumen secara maksimal hingga tuntas.

Baca Juga : Cara Follow Up Customer Supaya Cepat Closing

5. Memberikan Informasi yang Salah

Seorang customer service harus merespons pertanyaan-pertanyaan dari konsumen dengan cepat. Jangan sampai memberikan informasi yang salah hanya karena ingin membalas pertanyaan konsumen dengan cepat. memberikan informasi yang salah merupakan salah satu kesalahan fatal yang harus dihindari.

Namun, memberikan informasi yang salah seringkali terjadi karena adanya miss-komunikasi. Apapun itu alasannya bisa berakibat fatal karena konsumen akan merasa kecewa dan marah setelah mengetahui jika informasi yang diberikan salah. Jika begini maka perusahaan harus siap rugi.

6. Mengabaikan Masukan Pelanggan

Masukan dari pelanggan harus didengarkan dan dijadikan bahan untuk evaluasi dan melakukan perbaikan agar lebih baik lagi. Akan tetapi, ada banyak CS yang mengabaikan masukan dari pelanggan. Padahal masukan atau saran yang diberikan sangat penting untuk perusahaan.

Selain itu, masukan pelanggan yang diabaikan bisa melukai perasaan pelanggan karena merasa tidak dihargai. Hal ini tidak boleh dianggap remeh karena bisa mengurangi kredibilitas brand perusahaan.

7. Hanya Fokus Mencari Pelanggan Baru

Dalam bisnis mencari pelanggan baru sangatlah penting untuk meningkatkan penjualan. Akan tetapi, keberadaan konsumen lama juga tidak boleh diabaikan. Konsumen yang dilayani dengan baik bisa menjadi pelanggan tetap. Mencari pelanggan baru tidak mudah sehingga perlu melayani pelanggan tetap dengan baik.

Jangan sampai fokus mencari pelanggan baru membuatmu mengabaikan loyalitas dari pelanggan yang sudah dimiliki. Pelanggan yang tidak dijaga dan dihargai dengan baik bisa berpindah dan membeli produk ke pesaing sehingga mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian.

Itulah beberapa contoh pelayanan costumer service yang salah dan perlu diperbaiki. Costumer service yang melayani konsumen dengan baik bisa meningkatkan kepuasan pelanggan. Jika sudah begini maka penjualan produk akan meningkat.

Selain memberikan pelayanan yang baik, cara meningkatkan penjualan lainnya yaitu dengan menggunakan Koala+. Koala+ dilengkapi dengan fitur-fitur yang canggih seperti Chatbot, Broadcast Message, dan Manajemen Produk Transaksi.

Fitur lain yang dimiliki Koala+ adalah Live Customer Service. Dengan fitur ini kamu bisa mendelegasikan tugas customer service kepada karyawan perusahaan untuk melayani pelanggan dengan cepat di berbagai channel.