Tugas dan Tanggung Jawab Customer Service Wajib Diketahui

Agar pelayanan pelanggan lebih maksimal, kamu harus mengetahui tugas dan tanggung jawab customer service yang sebenarnya. Customer service berperan penting dalam menghubungkan perusahaan dengan pelanggannya. Nah, jika kamu tertarik melamar kerja di bagian customer service, kurang lebih harus memahami tugas dan tanggung jawab customer service terlebih dahulu.

Tanggung Jawab Customer Service

Secara umum, customer service bertanggung jawab untuk mengetahui, mempelajari, serta menjelaskan dengan rinci tentang produk dan jasa bisnis yang ditawarkan. Nah, dengan mengetahui produk bisnis tersebut, maka bisa memberikan penawaran dan solusi terbaik untuk pelanggan.

Sementara itu, beberapa tanggung jawab lainnya, antara lain:

• Menjaga citra bisnis supaya tetap positif.
• Menjalin komunikasi yang baik dengan pelanggan.
• Memberikan solusi untuk setiap kendala yang dihadapi oleh pelanggan menggunakan bahasa yang mudah dipahami.
• Menjaga serta meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pelayanan yang maksimal. 

 

Jika seorang customer service mampu menjaga tanggung jawab di atas dengan baik, artinya ia siap untuk menjalankan tugasnya dengan baik.

Baca Juga : Tips Cara Membuat Contoh Promosi yang Menarik Pelanggan

Tugas Customer Service

Tentu saja, untuk menjadi seorang customer service, kamu tidak hanya mampu menjawab pertanyaan dan memberikan solusi saja. Namun, ada sederet tugas dan tanggung jawab lainnya yang perlu dicermati, seperti:

1. Membangun Hubungan yang Baik dengan Pelanggan

Kamu juga bisa membangun hubungan yang baik bersama pelanggan. Sederhananya, seperti mengucapkan salam dan menanyakan kabar.

Selain itu, juga bisa membuat komunikasi bisnis dan pelanggan yang lebih personal yakni dengan memanggil nama pelanggan.

Di era digital ini, mendapatkan informasi pelanggan sangat mudah dilakukan, salah satunya melalui sistem CRM. Sistem ini bisa menyimpan setiap data yang diinput oleh agen dalam satu dashboard.

2. Meyakinkan Pelanggan Agar Mau Membeli Produk/Layanan

Meyakinkan pelanggan untuk membeli layanan atau produk bisnis adalah hal yang amat penting. Jadi, setelah kamu berhasil menangani permasalahan pelanggan dengan baik, maka tawarkanlah pelanggan tentang informasi produk tersebut.

Setelah itu, tanyakanlah apakah ia bersedia untuk membelinya ataupun berlangganan produk tersebut. Dengan demikian, pendapatan bisnis kamu bisa meningkat.

3. Memiliki Produk Knowledge yang Baik

Adapun tugas yang utama dan paling pertama sekali yakni berpengetahuan yang baik serta mendalam tentang produk dan layanan jasa yang disediakan oleh perusahaan.

Ini dikarenakan product knowledge yang baik akan menjadi sebuah bekal yang besar. Lantas, bagaimanakah mereka bisa memberikan informasi lengkap seputar produk dan menyelesaikan masalah pelanggan lantaran ia sendiri tidak paham tentang produknya.

4. Memberikan Solusi Terbaik

Tugas lainnya yakni memberikan solusi yang terbaik bagi pelanggan. Untuk itu, sebaiknya berikanlah pelanggan solusi yang mampu membantunya lalu konfirmasi kembali apakah informasi yang telah disampaikan telah cukup jelas dan memuaskan.

Apabila belum, mungkin kamu perlu memberikan solusi terbaik lainnya pada mereka. Apabila kamu tidak mampu memberikan solusi lainnya, cobalah untuk berkonsultasi dengan senior atau manajer.

5. Melakukan Survei Secara Rutin

Customer service harus menyediakan survei yang selanjutnya diisi oleh pelanggan agar mendapatkan kesempatan untuk memperbaiki layanan yang diberikan.

Sekiranya, kritik dan saran yang didapatkan dar konsumen bisa membantu customer service perusahaan supaya bisa berkembang lebih baik.

6. Melakukan Evaluasi Pelayanan

Sangat penting bagi customer service melakukan evaluasi pelayanan secara berkala untuk mengetahui sebaik atau seburuk apakah pelayanan yang sedang diterima oleh pelanggan.

Baca Juga : Kata-Kata Jualan Online yang Ampuh Menarik Pelanggan

Skill yang Harus Dimiliki Customer Service

Agar bisa menjalankan berbagai tugas di atas, tentu saja harus ada skill dan kemampuan yang dikuasainya, kurang lebih menguasai skill berikut ini.

1. Bahasa dan Komunikasi yang Baik

Adapun skill pertama yang harus dimiliki, yakni kemampuan dalam berkomunikasi. Sebagai orang yang bertatapan langsung dengan pelanggan, maka skill komunikasi harus baik.

Dengan demikian, pelanggan pun mampu mengerti apa yang sedang disampaikan agen sekaligus membangun hubungan yang baik bersama pelanggan. Sehingga, mampu meningkatkan potensi pelanggan bisnis jadi pelanggan yang potensial.

2. Tekun dan Teliti

Customer service harus mempunyai sikap yang tekun serta teliti. Contohnya, dalam memasukkan informasi data pelanggan beserta kelebihannya.

Dengan demikian, jika ada kesalahan yang dibuat, sang agen lebih mudah untuk melakukan follow up.

3. Problem Solving

Problem solving merupakan kemampuan untuk menyelesaikan masalah. Nah, sebagai agen layanan pelanggan, maka pastinya dituntut agar bisa memecahkan masalah yang dihadapi pelanggan.

Dalam hal ini, kesigapan serta kesuksesan agen untuk memberikan solusi bagi pelanggan menjadi nilai plus untuk agen.

4. Sabar

Tidak mudah bagi customer service untuk menghadapi pelanggan. Terlebih, pelanggan punya karakter yang berbeda-beda. Jika sudah komplain tentang produk, pastinya customer service harus cepat mengatasinya agar ia tidak lari ke kompetitor.

Dengan demikian, customer service harus bersabar menghadapi pelanggan dengan sifatnya yang kertas.

5. Empati

Setiap manusia sudah seharusnya memiliki empati terhadap sesama. Hal ini pun berlaku untuk seorang customer service, dimana harus memiliki rasa empati terhadap pelanggan.

Dengan begitu, pelanggan merasa dirinya lebih dipahami dan dipedulikan. Minimal, seorang customer service mampu menjadi pendengar yang baik bagi customernya.

Jika kamu ingin menjadi seorang customer service yang handal, pelajarilah dengan baik tugas dan tanggung jawab customer service di atas. Lalu, jangan lewatkan juga skill yang harus dipelajari agar memaksimalkan pelayanan kepada pelanggan.

Dengan customer service yang handal, usaha kamu bisa semakin berkembang mulai dari jumlah pelanggan bertambah dan penjualan yang meningkat. Agar lebih maksimal lagi, kamu bisa menggunakan aplikasi bisnis yang memiliki fitur Live Customer Service seperti Koala+.

Kamu bisa mendelegasikan tugas Customer Service kepada karyawan kamu untuk melayani pelanggan dengan cepat di berbagai channel. Selain Live Customer Service, Koala+ memiliki fitur lainnya seperti Chatbot, Broadcast Message, dan Manajemen Produk & Transaksi.

Tertarik mencoba? Daftar Koala+ sekarang juga!