Langkah-Langkah Membuat SOP Perusahaan
Standar operasional prosedur perusahaan merupakan acuan untuk melakukan proses kerja. Keberadaan SOP bagi perusahaan itu sangat penting karena bisa digunakan untuk memastikan pelayanan ataupun tindakan operasional selalu seragam dan juga dinamis. Perusahaan membutuhkan SOP untuk proses kerja dan juga kegiatan operasionalnya.
Dikarenakan SOP perusahaan itu sangat penting maka perusahaan harus tahu bagaimana langkah-langkah untuk membuatnya. Biasanya pembuatan SOP ini dilakukan oleh divisi general affair. Bagi perusahaan yang baru akan membuat SOP, maka perlu tahu bagaimana langkah-langkah untuk membuatnya.
Apa Itu Standar Operasional Prosedur Perusahaan?
SOP adalah kumpulan peraturan, pedoman ataupun acuan yang dibuat oleh suatu perusahaan untuk melaksanakan tugas pekerjaan yang sesuai dengan fungsi maupun tanggung jawab masing-masing individu dalam perusahaan. Selain itu, juga menjadi salah satu alat penilaian kinerja bagi instansi pemerintahan maupun non-pemerintahan, usaha dan non usaha.
Penilaian tersebut dilakukan berdasarkan beberapa indikator, seperti administratif, teknis maupun prosedural yang sudah disesuaikan dengan proses kerja serta unik kerja yang bersangkutan.
Fungsi SOP bagi Perusahaan
SOP perusahaan memiliki dua fungsi utama, antara lain:
1. Menjadi Rujukan Terbaru bagi Kegiatan Operasional
SOP perusahaan bisa membuat alur pengiriman barang dari gudang, penjualan atau layanan pelanggan menjadi lebih tertata dengan sangat baik. Alur kerja suatu perusahaan bisa berubah sewaktu-waktu, maka SOP perlu diperbarui sesuai dengan keputusan auditor jaminan mutu.
2. Arsip Pelacakan Kegiatan Operasional, Penilaian Serta Perbaikan
Biasanya SOP perusahaan itu memiliki formulir kerja. Formulir kerja tersebut seperti berita acara kunjungan, berita acara presentasi produk yang dilakukan oleh staf marketing, bukti pengiriman dan sebagainya. Dengan begini maka perusahaan akan memiliki bukti nyata dan akurat bagi alur pekerjaan yang membutuhkan arsip.
Audit jaminan mutu berkala secara internal maupun eksternal harus dilaksanakan sebagai bahan untuk penilaian, perbaikan dan penyempurnaan.
Baca Juga : Cara Membuat Toko Online di Instagram dan Manfaatnya
7 Langkah Membuat SOP Perusahaan
Standar operasional prosedur perusahaan ini biasanya biasanya dirumuskan oleh pemilik usaha dan dibantu oleh beberapa orang yang memiliki pemahaman tentang sistem kerja dari suatu perusahaan. Misalnya perusahaan membuat SOP untuk bagian marketing maka dalam menyusunnya bisa mengajak manajer marketing.
Selain itu, dalam penyusunan SOP juga bisa dibuat tim khusus yang berkompeten agar SOP yang disusun sesuai dengan keadaan atau kondisi nyata dari perusahaan. Berikut langkah-langkah membuat SOP yang benar:
1. Pembentukan dan Pembagian Tim Khusus Pembuatan SOP
Pembuatan atau penyusunan SOP bisa dimulai dengan membuat tim khusus perancangan. Tim khusus ini terdiri dari tenaga kompeten di setiap divisinya atau departemen perusahaan. Contohnya yaitu manajer marketing, manager support, manajer sales dan sebagainya.
Setelah tim khusus berhasil dibentuk, penyusunan SOP bisa dimulai dengan memberikan tugas serta tanggung jawab kepada anggota tim khusus tersebut untuk memetakan deskripsi pekerjaannya.
2. Tentukan Sasaran Penerapan
Setelah itu, lanjutkan dengan menentukan siapa sasaran pembuatan SOP ini. Apakah itu divisi atau departemen di perusahaan yang memang membutuhkan SOP. Biasanya SOP akan digunakan untuk karyawan yang bekerja agar sesuai standar. Misalnya bisnis restoran, SOP yang dibuat adalah untuk memberikan kualitas yang baik.
3. Pelajari Proses Bisnis Perusahaan
Supaya tujuan SOP bisa terwujud yaitu menciptakan proses kerja yang seragam, konsisten dan efisien, maka tim penyusun SOP harus mempelajari proses bisnis perusahaan dengan seksama.
Cara yang bisa dilakukan yaitu mengamati proses bisnis dari awal hingga sampai ke tangan pengguna akhir. Dari pengamatan ini nantinya akan diperoleh data yang dapat digunakan untuk menyusun SOP. Misalnya yaitu siapa saja sumber daya yang terlibat, durasi proses kerja dan sebagainya.
4. Menyusun dan Evaluasi Alur Kerja (Flowchart)
Setelah semua data yang dibutuhkan terkumpul.selanjutnya bisa mulai untuk membuat alur kerja. Dalam langkah ini, bisa saja langsung jadi atau memerlukan beberapa kali evaluasi untuk memperoleh alur kerja yang paling efisien.
Hal paling penting dalam alur kerja ini adalah gambaran detail perihal urutan proses kerja yang diharapkan. Jangan lupa untuk menuliskan posisi atau nama person in charge di setiap proses kerja.
5. Simulasi SOP
Sebelum SOP yang disusun ditetapkan dan diberlakukan di perusahaan, sebaiknya lakukan simulasi dalam kondisi yang sebenarnya. Simulasi yang dilakukan bisa dijadikan sebagai bahan evaluasi tahap akhir terhadap alur kerja yang sudah dibuat sebelum SOP perusahaan disahkan menjadi dokumen legal.
Baca Juga : Contoh Marketing Plan dan Cara Membuat yang Benar
6. Evaluasi dan Perbaikan SOP
Jika masih ditemukan adanya kekurangan, maka tim penyusun SOP perusahaan perlu untuk melakukan evaluasi maupun review ulang. Apabila diperlukan bisa dilakukan uji coba kembali sampai dokumen yang dibuat benar-benar tidak ada masalah saat diterapkan di lapangan.
7. SOP Disetujui
Apabila SOP yang disusun dirasa sudah efisien dan tidak ditemukan adanya masalah, maka selanjutnya bisa meminta persetujuan dari pihak yang berwenang. Pihak berwenang ini adalah pimpinan tertinggi perusahaan, lembaga ataupun unit yang berhubungan langsung dengan standar operasional prosedur (SOP).
8. Sosialisasi SOP
Selanjutnya kamu bisa melakukan sosialisasi SOP. Hal ini dilakukan untuk memastikan apakah SOP mengalami kendala dalam tahap penerapannya atau tidak. Pastikan semua PIC serta divisi terkait sudah tahu tentang SOP yang sudah disusun secara detail.
Itulah informasi tentang langkah-langkah membuat standar operasional prosedur perusahaan. Setiap perusahaan perlu memiliki SOP karena akan dijadikan acuan dalam proses kerja. Jika perusahaan belum memiliki SOP sebaiknya segera menyusunnya karena proses membuatnya cukup mudah.
Selain harus membuat SOP, perusahaan juga perlu menggunakan Koala+. Koala+ bisa membantu kamu dalam mengoptimalkan bisnis dengan cara layanan pesan yang terintegrasi dengan WhatsApp API.
Koala+ merupakan partner bisnis resmi Facebook yang akan membantu bisnis yang kamu miliki agar lebih mudah menjalankan transaksi online berbasis layanan pesan menggunakan Whatsapp Business API. Koala+ juga dilengkapi dengan beberapa fitur seperti chatbot, manajemen transaksi dan produk, broadcast message dan live customer service.
