Apa Arti Purchase bagi Bisnis dan Bagaimana Langkahnya?

Apakah arti purchase dalam berbisnis? Kalau kamu baru dalam berbisnis, banyak istilah yang harus kamu pelajari. Kamu harus mengetahui arti purchase, settlement, repeat order, delivery order, dan semacamnya. Mengapa penting? Bahkan jika kamu tidak mempunyai bisnis, istilah-istilah tersebut lazim digunakan saat kantor melakukan pembelian. Jadi, tidak ada salahnya kalau kamu mengerti istilah-istilah tersebut.

Keadaan pandemi sejak akhir tahun 2019 sangat mengejutkan dunia. Pada era modern ini, dunia tidak siap menghadapi keadaan bencana dengan skala global tersebut. Semua lini dan sektor terkena imbas pandemi tersebut. Bahkan setelah hampir 3 tahun berjalan dan pandemi mulai mereda, keadaan belum sepenuhnya normal. Kantor yang gulung tikar, pemutusan hubungan kerja, hingga pemotongan gaji terjadi dalam skala besar.

Baca juga: Rekomendasi Buku Tentang Bisnis untuk Para Calon Pengusaha 

 

Hal itu memaksa masyarakat untuk berpikir kreatif. Naluri bertahan hidup mengambil alih. Hal yang logis untuk dilakukan dalam keadaan yang mendesak ini salah satunya adalah dengan memulai bisnis. Dengan memulai bisnis, setidaknya ada usaha yang dilakukan jika belum mendapatkan pekerjaan tetap. Apalagi dengan kemajuan teknologi, cara orang berjualan jadi dipermudah.

Semakin berkembangnya teknologi, semakin banyak juga hal positif yang didapatkan. E-commerce menjadi salah satu sisi positif yang dibawa oleh teknologi. Masyarakat mendapatkan kemudahan untuk menjajakan dagangannya secara online sehingga tidak perlu mengeluarkan biaya besar untuk menyewa tempat. Dengan online, pasar yang dicakup pun lebih besar. Belum lagi kemudahan mencari supplier atau pemasok sehingga menghemat waktu dan tenaga. Bahkan pengiriman pun bisa dilakukan melalui aplikasi.

Salah satu hal yang biasa dilakukan dalam berbisnis adalah purchase. Apa sih arti purchase? Secara literal, arti purchase adalah membeli. Sehingga arti purchase pada istilah bisnis yang digunakan adalah pembelian oleh perusahaan untuk kegiatan operasional yang dilakukan perusahaan. Biasanya pada perusahaan besar, selalu ada divisi atas kegiatan purchase tersebut. 

 

Langkah-langkah Saat Melakukan Purchase

1. Planning

Sebelum melakukan langkah bisnis yang akan kamu ambil, kamu harus melakukan planning atau perencanaan agar dapat terorganisir. Salah satu yang termasuk dalam hal tersebut adalah purchase. Kamu perlu menimbang apakah melakukan purchase tersebut diperlukan oleh bisnis atau perusahaan. Ada beberapa hal yang dapat menjadi pertimbangan bagi kamu saat melakukan perencanaan, seperti apakah benda/jasa tersebut benar-benar dibutuhkan perusahaan, apakah biaya yang dikeluarkan sebanding, bagaimana produksi dan reputasi vendor, dan lain-lain.

2. Memilih Vendor

Setelah menjadi pertimbangan dan dibutuhkan, penting bagi kamu untuk memilih vendor yang tidak hanya mempunyai reputasi baik, namun juga profesional. Dengan memiliki kedua hal tersebut, secara tidak langsung kamu atau perusahaan mempunyai visi yang sama dalam memberikan hal terbaik untuk konsumen. Barang yang akan diproduksi pun tentunya akan berkualitas. Selain itu, kemungkinan kamu menjalin kerjasama dengan vendor tersebut akan semakin besar. Karena akan sedikit merepotkan jika dalam jangka pendek kamu harus terus mencari pemasok. 

Selain itu, kamu perlu mempertimbangkan lokasi vendor. Kenapa begitu? Dengan lokasi yang tidak jauh dari perusahaan atau tempat kamu melakukan produksi, semakin sedikit biaya yang dikeluarkan. Biar bagaimanapun, dalam bisnis penting untuk mengeluarkan biaya seefektif mungkin. Jika biaya yang dikeluarkan sudah besar pada saat pembelian, tentunya margin untuk harga penjualan nantinya akan semakin kecil. Kalau kamu memberi beban tersebut pada konsumen dan memberi harga yang sedikit mahal, tentunya konsumen akan berpikir dua kali. 

Kamu juga harus membangun relasi yang baik dengan vendor, dengan begitu nantinya banyak kemudahan yang akan kamu dapat. Seperti akan mudah untuk melakukan retur pembelian seandainya ada masalah dengan produk yang kamu terima. Ataupun jika supply yang dimiliki pemasok terbatas, kamu mempunyai kemungkinan besar untuk didahulukan.

3. Proses Bidding

Pada proses ini, biasanya vendor akan memberikan penawaran harga sesuai Request for Information atau biasa disebut RFI. Biasanya isinya tentang apa yang kamu atau perusahaan butuhkan dari vendor tersebut. Nanti, harga tersebut akan dibandingkan dengan kemampuan perusahaan serta jumlah barang dan waktu jatuh tempo.

4. Proses Negosiasi

Proses negosiasi adalah proses di mana setelah melewati proses bidding, akan terdapat beberapa vendor yang masuk kualifikasi. Seperti namanya, pada proses ini perusahaan akan melakukan negosiasi dengan vendor. Bermacam-macam hal dinegosiasikan meskipun harga selalu yang diutamakan. Setelah menemui harga yang disepakati antara perusahaan dan vendor, perusahaan juga bisa menyamakan hal lain. Proses waktu produksi misalnya, tentunya harus menemui jalan tengah agar proses produksi di perusahaan berjalan dengan lancar.

5. Proses Pembelian

Setelah akhirnya menemui kesepakatan dengan vendor, sampailah akhirnya pada proses pembelian. Pada proses ini, perusahaan akan memberikan PO yang mempunyai arti Purchase Order yang berisi daftar produk yang dibutuhkan dari vendor. Vendor juga akan memberikan faktur penjualan atau invoice.

Karena arti purchase adalah pembelian, arti Purchase Order adalah dokumen yang berisikan pembelian barang atau jasa yang dilakukan oleh perusahaan dari vendor. Penting bagi perusahaan untuk membuat serta menyimpan Purchase Order

 

Alasan Membuat Purchase Order

Berikut ini adalah alasan-alasan kenapa Purchase Order dibuat. 

• Pengamanan Tertulis

Dengan tertulisnya pesanan pada Purchase Order, hal itu berarti pesanan yang dibutuhkan dari vendor sudah terdokumentasi dengan baik. Sehingga jika terjadi pemeriksaan, pembelian tersebut bisa dibuktikan dari adanya Purchase Order yang dimiliki perusahaan untuk diberikan kepada vendor. 

• Melacak Pesanan

Setiap Purchase Order biasanya mempunyai nomor PO untuk masing-masing total pembelian. Karena itu, akan menjadi jauh lebih mudah jika mempunyai Purchase Order dengan tujuan untuk melacak pesanan yang telah dibeli oleh perusahaan dari vendor tersebut. 

• Mengurangi Kesalahan

Pada Purchase Order, sudah diberikan detail mengenai barang atau jasa yang dibutuhkan dari vendor tersebut. Sehingga jika terjadi kesalahan pada pengiriman, pihak perusahaan bisa melakukan komplain yang disertai bukti pada vendor.

• Memudahkan Vendor

Dengan adanya Purchase Order, bukan hanya pihak pembeli, pihak vendor juga menjadi terbantu. Hal itu karena terdapat informasi detil yang tertulis. Karena itu, vendor dapat lebih mudah memastikan untuk memenuhi pesanan yang dibutuhkan oleh pihak perusahaan.

Biasanya, ada beberapa elemen yang dibutuhkan dalam mengisi Purchase Order, yaitu

• Tanggal Pengiriman
• Nama Orang yang Memesan
• Nomor Telepon
• Alamat E-mail yang Digunakan
• Nama Perusahaan yang Memesan
• Alamat Pengiriman Produk
• Alamat Penagihan
• Metode Pengiriman
• Nomor Purchase Order
• Nama Produk yang Dipesan
• Jumlah Barang yang Dipesan
• Harga dari Barang yang Dipesan
• Metode Pembayaran yang Digunakan

 

Nah, itulah sekilas tentang arti purchase serta arti Purchase Order. Seperti yang disebutkan di awal, tidak ada salahnya untuk mengerti hal-hal dalam bisnis berikut istilahnya. Meskipun kamu tidak mempunyai bisnis, hal tersebut akan membantu kamu ke depannya. Selain itu, dengan menggunakan Purchase Order, banyak manfaat yang bisa kamu dapatkan. Usahakan semua transaksi kamu mempunyai dokumen tertulis agar transparan dan jelas.

Baca juga: Ragam Ide Jualan Online Shop Menjanjikan Tanpa Ribet

Kalau tadi membahas tentang sistem pembelian, ada juga lho sistem yang membantu kamu mengelola usaha online kamu. Mulai dari chat, sampai kirim paket cuma dari satu aplikasi. Mudah, kan? Info lebih lengkapnya bisa kamu cek di sini.