Delivery Order adalah: Definisi, Fungsi, dan Komponennya

Delivery order adalah beberapa dokumen yang perlu dilengkapi sebelum pengiriman barang. Setiap pemilik usaha yang berhubungan dengan pengiriman dan penerimaan barang perlu mengetahui seputar delivery order. 

Dokumen ini merupakan bagian dari proses pengiriman tersebut. Tanpa adanya delivery order barang tidak bisa sembarangan dikirim maupun diterima. Delivery order adalah bagian penting pengiriman yang perlu diketahui oleh pemilik usaha.

Artikel berikut ini akan menjelaskan seputar delivery order. Mulai dari pengertian delivery order hingga fungsi dan juga apa saja komponennya. 

Pengertian Delivery Order

Delivery order adalah suatu dokumen resmi yang digunakan oleh pengirim barang untuk mengantarkan barang dari satu tempat ke tempat lainnya. Tidak hanya tempat saja, delivery order adalah dokumen resmi yang membantu pengiriman barang dari penjual ke pembeli atau dari perusahaan yang satu ke perusahaan yang lain.

Dokumen delivery order adalah jenis dokumen yang biasanya dibawa oleh petugas pengirim barang. Dokumen ini juga bisa digunakan untuk mengidentifikasi jenis barang dan isinya. Penggunaan lain dari dokumen delivery order adalah identitas perjalanan dan bukti kesepakatan antara dua pihak. Oleh karenanya, sangat penting untuk pengirim barang memberikan delivery order yang jelas di setiap barang yang mereka kirimkan.

Bentuk dokumen delivery order adalah bermacam-macam. Tergantung dengan perusahaan dan apa barang yang dikirimkan. Bahkan untuk pengiriman internasional, dokumen delivery order adalah jenis dokumen yang memiliki beberapa lembar untuk keperluan pemeriksaan petugas bea cukai.

Contoh sederhana yang bisa dilihat di sekeliling kita dari delivery order adalah lembar kertas yang tertempel di kotak paket saat kamu membeli barang lewat online. Kertas yang menempel tersebut bisa disebut dengan delivery order. Di dalamnya terdapat barcode kode barang, data pengirim dan data penerima. Kemudian tambahan data lain adalah biaya dan berat barang. Ini adalah contoh sederhana dari delivery order.

 

Fungsi Delivery Order

Delivery order adalah dokumen yang sangat penting dan tidak bisa dilewatkan oleh pengirim. Jika delivery order tidak dipenuhi, maka barang bisa dianggap pengiriman ilegal. Beberapa fungsi penting dari delivery order adalah:

1. Daftar Barang

Delivery order adalah jenis dokumen yang digunakan untuk menjelaskan daftar barang yang dikirim. Baik barang dalam jumlah kecil maupun besar, pengirim wajib menuliskan apa saja daftar barang yang dikirimkan.

Fungsi ini juga sangat penting terutama jika pengiriman menggunakan pesawat. Beberapa jenis barang tidak bisa dikirim lewat jalur udara dengan mudah. Misalnya baterai lithium yang bisa meledak jika terkena tekanan udara rendah.

Dokumen delivery order adalah bagian penting dari identifikasi barang tersebut. Dengan menuliskan apa saja daftar barang yang dikirim, maka pihak yang mengirimkan akan lebih mudah mengatur pengiriman barang.

2. Tanda Bukti Pembelian

Selain sebagai dokumen yang menjelaskan daftar barang yang dikirim, delivery order adalah jenis dokumen yang bisa digunakan sebagai tanda bukti pembelian barang. Di dalam delivery order juga terdapat data apakah barang tersebut sudah lunas atau belum. Tanda pembelian ini perlu disertakan agar status pengiriman barang bisa menjadi lebih mudah.

Contoh penggunaan tanda bukti pembelian dengan delivery order adalah saat melakukan pembelian dengan metode COD atau cash on delivery. Dalam dokumen delivery order, status pembayaran yang ditulis adalah COD sehingga pihak kurir dapat menagih pembayaran kepada pelanggan saat melakukan pengiriman.

Tanda bukti pembelian dalam delivery order juga akan sangat berguna untuk pembelian internasional. Pemeriksaan bea cukai akan lebih mudah dilakukan dengan adanya tanda bukti pembelian yang tertera pada delivery order. Data tersebut mempermudah bea cukai untuk menghitung pajak masuk dan membuat tagihan kepada penerima barang.

Karena delivery order adalah dokumen bukti pembelian yang penting, maka pihak pengirim perlu membuat dokumen delivery order yang aman dan tidak mudah hilang. Tanpa adanya bukti pembelian barang dalam delivery order, maka pengiriman barang tidak akan bisa sukses.

3. Bukti Barang Telah Dikirim

Fungsi terakhir dari delivery order adalah sebagai tanda bukti bahwa barang telah diterima oleh penerima barang dalam keadaan baik. Bukti ini bisa diselesaikan dengan cara pihak penerima yang memberikan tanda tangan pada dokumen atau memberikan stempel yang menjadi tanda bukti.

Dengan adanya delivery order yang sudah ditandatangani, membantu pihak pengirim mengetahui bahwa barang diterima dengan baik. Selain sebagai tanda bukti diterima oleh penerima barang, delivery order adalah dokumen yang membantu pihak pengiriman mencatat data jika barang perlu beberapa jalur pengiriman yang berbeda. Jadi barang tidak akan hilang di tengah pengiriman.

Fungsi delivery order di atas sudah cukup menyatakan bahwa delivery order adalah dokumen penting yang harus disertakan oleh pengirim pada setiap barang yang dikirim. Tanpa adanya delivery order yang jelas, barang tidak akan terkirim dengan baik dan pihak jasa pengiriman atau logistik berhak menolak untuk mengirimkan barang tersebut.

Baca Juga: Daftar Nama Toko Bermakna Sukses yang Bisa Kamu Jadikan Inspirasi

 

Komponen Delivery Order

Membuat delivery order membutuhkan beberapa komponen penting. Komponen tersebut digunakan untuk mengidentifikasi data penting yang dibutuhkan selama proses pengiriman. Komponen-komponen yang ada di dalam delivery order adalah:

1. Kepala Surat

Bagian kepala surat dari delivery order adalah data pengirim. Data pengirim tidak hanya ditulis dengan nama, tapi juga kontak pribadi pengirim. Misalnya seperti alamat dan nomor telepon. Jika pengirim adalah suatu perusahaan, maka dicantumkan nama perusahaan dan juga alamat lengkap serta nomor telepon perusahaan terkait.

2. Tujuan Pengiriman

Tujuan pengiriman berisi tentang nama dan detail penerima barang. Kamu perlu menuliskan alamat lengkap penerima barang dan juga kode pos untuk mempermudah proses pengiriman barang. Jika pihak penerima adalah perusahaan, maka kamu perlu menuliskan data lengkap nama perusahaan dan UP kepada orang atau divisi yang bersangkutan.

3. Detail Barang

Detail barang yang dikirimkan perlu dituliskan dengan jelas. Karena delivery order adalah dokumen legal untuk pengiriman barang, menuliskan nama barang dan kuantitas barang sangat diperlukan. Terutama jika pengiriman barang dalam jumlah banyak.

Pihak penerima akan menghitung jumlah barang terlebih dahulu sebelum menandatangani delivery order. Jika angka dan barang yang dikirim tidak sesuai maka pihak penerima akan komplain pada pengirim sebelum tanda tangan.

4. Deskripsi Barang

Tidak hanya nama barang dan jumlah barang, deskripsi barang juga perlu dicantumkan. Terutama jika barang yang dikirim adalah jenis barang yang memiliki banyak bagian. Dengan adanya deskripsi barang yang jelas, pihak penerima bisa memastikan barang yang diterima sudah lengkap.

5. Tanda Tangan Penerima dan Pihak Pengiriman

Bagian terakhir dari delivery order adalah tanda tangan penerima barang dan juga petugas jasa pengiriman. Tanda tangan pada delivery order adalah bukti barang telah diterima dengan baik. Kemudian tanda tangan petugas pengiriman adalah bukti barang dikirimkan oleh kurir dengan tepat waktu.

 

Setelah memahami apa itu delivery order dan fungsinya, kamu juga perlu memperhatikan apakah delivery order usahamu sudah memenuhi komponen. Delivery order yang rapi akan memudahkan proses pengiriman. Sedangkan untuk memudahkan pengelolaan usaha, kamu bisa menggunakan KOALA. Dengan KOALA, kamu bisa mengelola transaksi, membalas pesan pelanggan, memeriksa ongkir, hingga mengatur kontak pelanggan hanya dalam satu aplikasi. Yuk, langsung cek KOALA sekarang juga.